1. ¿Cómo se organiza las áreas de un negocio y/o una empresa?
Para empezar, debemos
conocer primero los elementos de organización, los cuales son los siguientes:
· Objetivo.- Básicamente es lo que quiere lograr la empresa. Está enlazado
con un propósito social, económico o financiero. Debe ser claro, preciso y
breve. Además, debe proponer soluciones a diferentes problemas de la sociedad y
de la misma empresa y/o negocio.
· Base legal.- Constituye a las normas legales que
hacen posible el formal funcionamiento de la empresa.
· Recursos.- Son los instrumentos que son requeridos para que una
empresa logre sus objetivos. Se clasifican en:
o Recursos Humanos.-
Son los trabajadores (colaboradores, empleados) que desempeñan un rol en una
empresa. La administración de recursos humanos consiste en la organización de
los que laboran en dicha empresa. Además, se le denomina así al departamento, a
la persona o área administrativa que se encarga de la selección, contratación y
pago del personal. La importancia de esta área es fundamental, pues debe
promover el desarrollo profesional.
o Recursos Financieros.-
Son los recursos, propios (utilidades) y ajenos (préstamos), de carácter
económico que la empresa necesita para hacer posible el desarrollo de sus
actividades. El área encargada es denominada gestión financiera. Tiene la labor
de administrar el dinero, y es responsable de hacer cumplir a la empresa de sus
obligaciones bancarias; y de su rentabilidad.
o Recursos Materiales.- Son
los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo. Son
aquellos bienes que son utilizados por la empresa, principalmente para la
producción y la comercialización.
o Recursos Técnicos.- Es
un medio que utiliza la tecnología para cumplir su función, como por ejemplo:
una computadora o una aplicación virtual. Sirven como herramientas e
instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos importantes
para el buen funcionamiento de la empresa y la buena producción de bienes.
· Estructura.- Se establece a partir de las
necesidades, el tamaño y las diversas características especiales que posee la
empresa. Está formada por los distintos órganos y unidades administrativas que
ponen en marcha el funcionamiento de la empresa.
· Proceso.- Son los procedimientos que son primordiales para ejecutar
las diversas operaciones de la empresa. Los procesos se evidencian tanto en la
producción de bienes como en la comercialización de éstos.
· Infraestructura.- Está relacionado con las áreas y/o ambientes
físicos donde la empresa empieza a funcionar, tanto en la fabricación como en
la distribución de bienes.
A continuación, los
procesos de organización:
· Proceso Declarativo.- Corresponde a la instancia en la cual,
de manera formal o informal, los responsables, ejecutores o líderes expresan
las aspiraciones de la organización. Es una instancia preferentemente
comunicacional, en la cual se entregan los propósitos de ésta y proveen el
marco regulador de las relaciones entre la organización y sus audiencias. A
través de la definición clara y precisa de los objetivos deseados y soñados se
generan las directrices con la cual nos permiten diseñar el proceso de
construcción de futuro expresado en una carta de navegación, donde se plasma la
definición del ámbito en el cual se enmarcará la prosecución del cumplimiento
de los objetivos definidos para la organización, el cual es el propósito de
este proceso. Responde a las preguntas: ¿Dónde me gustaría estar?, ¿Qué es lo
que voy hacer? En otras palabras, ¿Qué oferta le presentaré a mis clientes de
modo de resolverles algo que les preocupa?
· Proceso Analítico.- Es la etapa o instancia de comprensión
de la dinámica interna de los sistemas que constituyen a la organización y del
ambiente en la cual está inserta. Lo anterior se reconoce como el análisis de
verificación de entorno o externo y el interno. Para ello existen múltiples
herramientas o metodologías, entre las cuales se destacan el análisis FODA
(SWOT en Ingles), análisis de los Sistemas de Valor y de la Cadena del Valor,
benchmarking, el análisis de procesos, etc. Este reconocimiento estructurado,
sistemático y sistémico, no es más que la búsqueda de nichos o espacios que
permitan generar mejoras en las rentabilidades actuales de la organización.
Estos nichos pueden ser brechas de mejoras en los sistemas internos u
oportunidades de negocios, lo que permite establecer nuevas definiciones en
aspectos tan variados. Estas distinciones son las propuestas de valor, las
cuales conducirán a la generación de estrategias.
· Proceso de Ejecución.-
Corresponde a la instancia
distintivamente ejecutiva en la gestión de negocios: la estrategia en acción o
hacer que las cosas ocurran. A partir de las oportunidades de negocios
identificadas y del entorno en el cual está la organización y en el cual se
desarrollará esta “navegación”, se formulará la estrategia de negocios. Esta
consiste en planes, programas y proyectos, las cuales pueden ser tanto de un
horizonte de corto plazo como una formulación de largo plazo. Estos planes
deben ser coherentes absolutamente con la carta de navegación definida y estar
relacionados con la estrategia general más apropiada. Así estos planes serán el
resultado de la formulación de las acciones en todos los ámbitos de la
organización. Estos planes deben ser capaces de recoger los cambios de la
dinámica ambiental que se traducen en estrategias emergentes, como resultado de
innovaciones o cambios estructurales.
· Proceso de Control y
Compromisos.- Es la
instancia de retroalimentación que responde a la pregunta: ¿Cuán desviados
estamos de nuestra ruta trazada? A través de la formalización de sistemas de
control del desempeño, la definición de distintas métricas que permiten
detectar las no conformidades en aquellos ámbitos esenciales para el
cumplimiento de la carta de navegación trazada.
· Proceso de
Compensación.- Necesariamente
cualquier instancia de transformación de las organizaciones requiere hacerse
cargo de las motivaciones de las personas. La iniciativa, la participación y el
trabajo en equipo; el entendimiento y compromiso con el éxito de la Empresa; la
calidad y mejoramiento de los procesos y servicios y reconocer el desarrollo y
aporte personal, son aspectos esenciales que las organizaciones exigen de
nosotros. No obstante, en la organización se asignan tareas individuales, y se
paga por el desempeño individual sin establecer diferencia significativa por
los resultados.
Y, además, los elementos
de los procesos de organización:
· División de trabajo.- Se refiere a descomponer una tarea
compleja en sus componentes, de tal manera que las personas que laboran en la
empresa cumplan una función individual para culminar velozmente la actividad
requerida. Esto crea tareas simplificadas y hace más rápido la finalización de
un trabajo que cuesta mucho tiempo en acabarlo. Además, cada persona que
desempeña un rol se convierte en experta en cierto trabajo a realizar la
próxima vez (adquiere experiencia).
· Departamentalización.- Agrupa en departamentos aquellas
actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica. Esto
permite hacer a un determinado personal, un experto en cierto departamento.
o Por funciones.- La
agrupación de actividades de acuerdo con las funciones que realiza una empresa,
es una práctica muy generalizada. Por ejemplo: en una empresa industrial, la
función fundamental es la producción, por lo tanto, las unidades más
importantes corresponderán a dicha función (fabricación, diseño, montaje, etc).
o Por productos.- El
establecimiento de unidades de organización por productos o líneas de productos
es un criterio de organización. Para las grandes empresas que tienen una
producción diversificada, esta distribución adquiere gran importancia. Este
hecho se explica debido a que cada producto requiere de personal especializado,
instalaciones necesarias para la producción de determinado producto, y
maquinaria especial para la fabricación del mismo bien que se va a
comercializar.
o Por clientes.- Este
tipo de agrupación de actividades pone toda la atención en los clientes. Se
utiliza en muchas clases de empresas, preferentemente en empresas de carácter
comercial, en lo referente a las actividades de compras y de ventas. El volumen
de estas operaciones (productos comercializados) permiten clasificar de la
siguiente manera:
v Mayoristas.- Aquel
comerciante o comercio que realiza sus ventas al por mayor.
v Minoristas.- Aquel
comerciante o comercio que realiza sus ventas al por menor.
v Detallistas.- Es
la empresa comercial o persona en régimen de autónomo que vende productos al
consumidor final.
o Por territorios.- Requiere
de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la
localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá
la empresa. Es utilizado en empresas que cubren grandes áreas geográficas y
cuyos mercados son extensos.
o Por procesos.- Este
criterio toma como base ciertos procesos que incluyen un conjunto de
operaciones y que deben ser realizadas en un lugar determinado y con equipo
especializado para la producción de bienes y su comercialización.
· Jerarquías de organización.- Se refiere a los diferentes niveles
de autoridad que existe en una empresa. Por ejemplo, si se desarrolla un
organizador visual sobre los puestos más altos de la empresa se ubicaría al
Gerente en primer lugar, luego lo seguiría el Jefe en determinada área laboral,
a continuación los supervisores de los distintos departamentos; y así sucesivamente,
hasta llegar al puesto inferior.
· Coordinación.- Es un proceso inclusivo y sincronizador
de los esfuerzos y acciones que desempeña cada persona que labora en la
empresa, a fin de satisfacer y alcanzar los objetivos propuestos y metas
establecidas por la empresa.
Instrumentos para la
organización
· Estatuto.-
Primer documento normativo adiministrativo. Da origen a la constitución y
funcionamiento legal de la empresa. Debe estar registrado en los Registros
Públicos mediante una escritura pública, extendida por un notario.
· Reglamento de Organización y funciones.- Documento técnico organizativo. Da formalidad
legal a la estructura asociativa y empresarial de la empresa. Facilita el
entendimiento del rol de la empresa. Esta en función del tipo de actividades de
la empresa y de la forma en que ésta desarrolla su actividad.
· Manual de organización y funciones.- Documentos normativos operarios que
detallan la organización, funciones, relaciones de coordinación y las labores
de las diferentes áreas (departamentos) de una institución u organización.
· El organigrama.- Es la representación gráfica de la
estructura formal que ha adoptado la organización. Este instrumento permite
relacionar visualmente las distintas labores que desempeñan las diversas áreas
de una empresa.
· Manual de procedimientos.- Es
un documento específico orientado a describir detalladamente las acciones
operativas necesarias para la ejecución de un trámite o servicio de la empresa.
· Clasificador de cargos.- Es
el documento en el cual se detallan las funciones que le corresponde a cada uno
de los trabajadores de una empresa. Especifica los requisitos que un personal
debe llenar para ocupar un determinado cargo, tanto a nivel de formación como
de experiencia y aptitudes personales.
· Reglamento interno de trabajo.- Es el documento normativo administrativo que contiene un
conjunto de normas, que permite a la administración, regular la relación
laboral Trabajador-Empleador.
· Cuadro de asignación de personal.- Es el documento técnico que contiene los
cargos con respaldo presupuestal asignados por el órgano administrativo
inmediato superior, y que se ordena de acuerdo a la jerarquía que tiene en el
organigrama de la institución u organización.
Gestión de una empresa
· Organizacional.- Planificar,
la anticipación del quehacer futuro de la empresa y el cumplimiento de metas
trazadas; organizar, determinar las funciones y estructura necesarias para
lograr el objetivo estableciendo la autoridad y asignando responsabilidades;
dirigir, hace actuar a otros para cumplir con los objetivos.
· Marketing.- Detectar,
captar. Asegurar, mantener e incrementar una porción de mercado o segmento en
el cual comercializar el bien o servicio producido.
· Tecnología de comunicaciones.- Aplicar los sistemas de información para contribuir a la
óptima toma de decisiones en conjunto con el uso del Internet.
· Financiera.- Obtener
dinero y crédito al menor costo posible, así como asignar, controlar y evaluar
el uso de los recursos financieros de la empresa, para lograr el máximo rendimiento
de estos recursos limitados de la empresa llevando un adecuado registro
contable.
· Recursos Humanos.- Persigue
utilizar la fuerza de trabajo en la forma más eficiente posible preocupándose
del proceso de obtención mantención y desarrollo del personal. Además, busca su
integración a través de la motivación y otras actividades inclusivas en
conjunto con las técnicas de comunicación y negociación.
· Operaciones y Logística.- Suministrar
los bienes y servicios que irán a satisfacer necesidades de los consumidores,
transformando un conjunto de materias primas en productos finales debidamente
distribuidos.
· Ambiental.- Contribuir
a crear conciencia sobre la necesidad de aplicar, en la empresa, políticas de
defensa del medio ambiente.
2. ¿Cuántos tipos de organigrama existen para estructurar un negocio
y/o una empresa?
Por su naturaleza:
· Microadministrativos.- Corresponden a una
sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar
alguna de las áreas que la conforman.
· Macroadministrativos.- Involucran a más de una organización.
· Mesoadministrativos.- Consideran una o más organizaciones
de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Por su finalidad:
· Informativo.- Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el
objetivo de ser accesible a personas no especializadas.
· Analítico.- Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional. Sus destinatarios son
personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.
· Suplementario.- Se
utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más
detallada.
· Formal.- Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento
planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito
de su aprobación.
· Informal.- Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado
no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
Por su ámbito:
· Generales.- Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
· Específicos.- Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.
Por su contenido:
· Integrales.- Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
· Funcionales.- Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de
las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma
general.
· De puestos, plazas y unidades.- Indican las necesidades en cuanto a puestos y
el número de departamentos existentes o necesarias para cada unidad consignada.
También se incluyen los nombres de las personas que ocupan cada área de
trabajo.
Por su presentación o
disposición gráfica:
· Horizontal.- Despliegan las unidades de
izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo.
· Vertical.- Presentan las unidades
ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
· Mixto.- Este tipo de organigrama
utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades
de graficación. Es recomendable utilizarlos en caso de contar con un gran
número de unidades en la empresa.
· De Bloque.- Son una variante de los
verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades
en espacios más reducidos.
· Escalar.- Este tipo
de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres.
· Circular.- En este tipo de diseño
gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una
serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el
último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad.
3. Graficar, ¿cuál será el organigrama de su proyecto de negocio?
El
organigrama a utilizar en mi proyecto de negocio es el organigrama funcional.
Porque
considero que es el que presenta más facilidad de comprensión, mayor campo
visual y resume los datos de una manera clara y precisa. Además, presenta las
funciones que desempeñará cada departamento o área de trabajo en el negocio a
iniciar.
BIBLIOGRAFÍA:
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